Potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României, documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente, statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi. Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinatate.
Documentele cu valoare istorică sunt utilizate în scopul cercetării ştiinţifice, informării, acţiunilor educative, pentru eliberarea de copii sau extrase, şi se predau de către creatori sau deţinători către Arhivele Naţionale sau către Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Documentele cu valoare practică vor fi păstrate de creatorii şi deţinătorii lor sau, în baza Legii nr.138/2013, pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr.16/1996, se creează un cadru controlat bazat pe competenţă profesională, iar acestea pot fi predate către operatori economici prestatori de servicii arhivistice. Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice sunt obligaţi să dispună de personal angajat calificat în prestări de servicii arhivistice, să dețină o bază materială care să-i asigure dotările necesare desfăşurării activităţii proprii, și să-şi organizeze activitatea prin reglementări interne de practică arhivistică, realizate în conformitate cu legislaţia în vigoare.
Documentele se constituie pe fonduri şi colecţii arhivistice, iar în cadrul acestora, pe părţi structurale şi pe unităţi arhivistice.
În vederea păstrării și depozitării documentelor, acestea trebuie prelucrate din punct de vedere arhivistic, ceea ce presupune o serie de operaţii după cum urmează:
- Ordonarea
Operaţiunea arhivistică de ordonare presupune organizarea materialului arhivistic în concordanță cu criteriile arhivistice, sau după criterii fizice ori administrative cu scopul de a crea o legătură logică între unitățile arhivistice, astfel încât să se faciliteze identificarea și folosirea acestora.
- Constituirea unităţilor arhivistice
Conform legii, anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite conform Nomenclatorului Arhivistic specific fiecărei societăți. Această operațiune constă în alcătuirea fizică a unei unități arhivistice, respectiv legarea documentelor într-o grupare compactă și care nu se poate desface fără deteriorarea fizică a acestora. Într-o unitate arhivistică se grupează documentele referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare.
Nomenclatorul Arhivistic este un instrument de lucru în baza căruia se realizează constituirea dosarelor şi se orientează întreaga activitate de arhivă. Dacă unitatea care ne solicită servicii arhivistice nu are Nomenclator Arhivistic, societatea noastră colaborează cu personalul societăţii creatoare de documente pentru realizarea nomenclatorului, în conformitate cu prevederile legale, cu respectarea structurii organizaţionale şi funcţionale ale instituţiei, cu aprecierea corectă a valorii documentelor şi cu încadrarea corectă a documentelor la termene de păstrare.
- Legarea unităţilor arhivistice
Operațiunea arhivistică prin care documentele ordonate conform normelor arhivistice sunt legate în dosare, denumite unități arhivistice. Legarea documentelor în coperți se face în așa fel încât să se asigure citirea textului, iar numărul paginilor unităților arhivistice să fie cuprins între 250-300 de file. Dosarele arhivistice constituite sunt cotate, numerotate și certificate.
- Inventarierea
Operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităților arhivistice constituite, după ordonarea lor, conform unor criterii stabilite în Nomenclatorul Arhivistic sau planul metodic de lucru.
- Selecţionarea
Operaţiunea de stabilire a valorii arhivistice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie (evaluare), în vederea păstrării permanente a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sau a documentelor importante pentru creator şi eliminarea unităților arhivistice care au termen de păstrare expirat conform Nomenclatorului Arhivistic, eliberând astfel spaţii de depozitare pentru păstrarea documentelor în curs de elaborare.
Deciziile de azi construiesc viitorul. Alegeți planul de arhivare ideal pentru nevoile companiei. Alegeți inteligent!
