Presupune arhivarea și gestionarea documentelor în format electronic în vederea păstrării arhivei pe termen lung și a accesării facile a informațiilor.
Arhivarea electronică a documentelor permite păstrarea în format digital (PDF), uşor de manipulat, a imaginii nemodificabile a documentelor. Pot fi arhivate documente obţinute prin scanarea documentelor originale de pe suportul de hârtie. Procesul de arhivare electronică se realizează în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică şi ale Ordinului Ministrului M.C.S.I. nr. 499/2009 şi 493/2007.
Arhivarea electronică a documentelor are următoarele avantaje:
– eliminarea cheltuielilor privind hârtia și spațiul utilizat pentru depozitarea documentelor;
– creșterea eficienței în regăsirea informației și, totodată, reducerea timpului consumat pentru căutarea acesteia, respectiv a documentului care o conţine;
– asigurarea protecției depline a informațiilor;
Procesul de arhivare electronică are ca etapă componentă prelucrarea fizică a documentelor, fiind urmată de scanarea lor. Indexarea fișierelor și stocarea lor pe un suport de memorie încheie procesul de arhivare electronică. Pentru a face posibilă o regăsire eficientă și în timp util a informațiilor, creatorul de documente decide care este structura de indecși. Obiectivul principal vizat într-o arhivă electronică este regăsirea rapidă a documentelor de către creator sau administratorul arhivei.
Deciziile de azi construiesc viitorul. Alegeți planul de arhivare ideal pentru nevoile companiei. Alegeți inteligent!
